Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen
käsittelystä.
SISÄLLYSLUETTELO
1. Rekisterinpitäjä 1
2. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot 1
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus 1
4. Käsiteltävät henkilötiedot 1
5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 2
6. Henkilötietojen suojaus 2
7. Tietojen säilytysaika 2
8. Rekisteröidyn oikeudet 3
1. REKISTERINPITÄJÄ
Suomen Lakitilitoimisto Oy
Y-tunnus: 2181205–9
2. TIETOSUOJA-ASIOITA KOSKEVAT YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen
liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun
rekisterinpitäjään.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
- Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
- Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
- Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen
asiakassuhteeseen
- Suoramarkkinointi, jos suoramarkkinoinnin kohteena on yhteisö tai yhteisön henkilö,
jonka asemavaltuuden perusteella voidaan katsoa, että hän toimii yhteisössä tietyissä
tehtävissä, joihin suoramarkkinoinnilla tarjottavat hyödykkeet ja palvelut olennaisesti
liittyvät, ja tällöin osoitteen voidaan katsoa kuuluvan yritykselle tai muulle yhteisölle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat asiakassuhteiden ja kumppanuuksien ylläpito,
markkinointi, rekrytointi ja työsuhteen hallinta.
4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja
tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Laskutusosoite
- Yrityksen nimi
- Y-tunnus
- Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
5. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Suomen Lakitilitoimisto Oy ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ja olemme
varmistaneet, että henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme (MailChimp)
noudattavat ajantasaista tietosuojalainsäädäntöä.
Suomen Lakitilitoimisto Oy käyttää MailChimp-sähköpostipalvelua uutiskirjeviestinnässä ja
tiedot saattavat MailChimp-palvelun sisällä siirtyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Palvelussa
henkilötiedot ovat suojattuna henkilötietolain ja GDPR:n edellyttämällä tavalla. MailChimp
noudattaa EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksiä (www.privacyshield.gov/list), joiden
tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.
Lisätietoja MailChimp-palvelun tietosuojasta on saatavilla osoitteesta: mailchimp.com/legal.
6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen
asianmukainen turvallisuus.
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi. Tiedot
kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla
suojattuja.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä
täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen
henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä
tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tietojen säilytysaika riippuu siitä,
mitä käyttötarkoitusta varten tietoja on kerätty. Osaan tiedoista kohdistuu lakisääteisiä
vaatimuksia, jolloin tietojen säilytysajat määräytyvät suoraan kulloinkin voimassa olevan
lainsäädännön perusteella. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot
noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.
Asiakassuhteisiin ja kumppanuuksien ylläpitoon liittyvät perustiedot säilytetään koko
asiakkuuden tai sopimussuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu
tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Perustiedot tuhotaan viimeistään vuoden kuluttua
asiakassuhteen tai sopimuksen voimassaolon päättymisen jälkeen, mikäli säilyttämiselle ei ole
asianmukaista oikeusperustetta. Laskutus- ja maksutiedot sekä kirjanpitoaineisto aineistolajista
riippuen säilytetään kirjanpitolain (30.12.1997/1336) mukaisesti 6–10 vuotta. Sopimukset ja
muut merkitykselliset asiakirjat säilytämme 10 vuoden ajan vahingonkorvausvelvollisuuden
vanhenemisajan vuoksi (Laki velan vanhentumisesta 15.8.2003/728 § 7).
Erilliseen suostumukseen perustuvat markkinointiin liittyvät viestintätiedot säilytetään, kunnes
asiakas peruu suostumuksensa vastaanottaa uutiskirjeitä, tai kun rekisterinpitäjä lopettaa
uutiskirjeiden lähettämisen. Kumppaneiden kanssa suoritettujen toimeksiantojen tuloksia ja
tuotoksia voidaan säilyttää niin kauan, kuin kyseinen hanke on olennainen liiketoiminnan
kannalta.
Rekrytoinnissa tiedot säilytetään koko rekrytointiprosessin ajan ja tiedot tuhotaan 6 kuukautta
rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Työsuhteen hallinnassa noudatetaan työaikalaissa
(5.7.2019/872) määriteltyjä kanneaikoja. Työntekijöiden henkilötiedot säilytetään työsuhteen
ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain (26.1.2001/55) määräysten mukaisesti.
Työtodistukseen tarvittavat tiedot säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.
Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä
todettua pidempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia
henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot
täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
b) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
a) rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
b) käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja
vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin,
mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
puolustamiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa
henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja
oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön
yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi
valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen
käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.